4 voordelen van een zakelijk e-mailadres
Het aanmaken van een zakelijk e-mailadres is niet verplicht als je een bedrijf start, maar dit draagt wel bij aan de professionaliteit van je bedrijf. In dit artikel zetten we de belangrijkste voordelen op een rij en leggen we uit hoe.
Wanneer je een bedrijf start is het verstandig om zakelijk en privé zoveel mogelijk gescheiden zien te houden. Zo open je voor een overzichtelijke financiële administratie een zakelijke bankrekening en voor je correspondentie maak je idealiter een zakelijk e-mailadres aan. Dit is overigens niet verplicht, maar het levert je de nodige voordelen op. 1. Professionele uitstraling Het belangrijkste punt van een zakelijk e-mailadres is de professionele uitstraling. Je geeft op een netwerkborrel een visitekaartje aan een potentiële klant en daarop staat onder jouw bedrijfsnaam Tekstfabriek het e-mailadres peter.pieters@zonnet.nl of petertje78@hotmail.com. Met beide adressen is op zich niets mis, maar het oogt professioneler als er op het visitekaartje het mailadres info@tekstfabriek.nl zou staan of peter@tekstfabriek.nl. Los hiervan is het nooit aan te raden om een e-mailadres van je internetprovider voor je zakelijke mail te gebruiken. Als je besluit van provider te wisselen - omdat je bijvoorbeeld overstapt op glasvezel of omdat je gaat verhuizen - moet je al je klanten laten weten dat je een nieuw mailadres hebt. Daar komt bij dat zakenrelaties die je niet vaak spreekt dan een verouderd e-mailadres van jou hebben. Mochten ze je willen benaderen voor een opdracht en ze kunnen je niet bereiken, dan ben je deze klus kwijt. Een Hotmail- (tegenwoordig Outlook) of Gmail-adres is overigens niet per definitie fout. Je ziet deze adressen dan ook regelmatig bij zakelijke contacten voorbij komen. Let er wel op dat je geen vreemde (jeugd)namen gebruikt: petertje78@hotmail.com is al twijfelachtig, laat staan edkroket@hotmail.com. Voor je bedrijf kun je een e-mailadres aanmaken als tekstfabriek@outlook.com of tekstfabriek@gmail.com, dat oogt al een stuk professioneler. Maar als je toch al een eigen website hebt, waarom zou je het dan niet in een keer goed doen door info@tekstfabriek.nl te gebruiken? Je krijgt er immers - afhankelijk van de hostingprovider - een x-aantal e-mailadressen bij. 2. Overzichtelijke mailbox Een ander voordeel is dat je door een zakelijk e-mailadres alle mails gescheiden houdt. Dit leidt tot een veel overzichtelijkere mailbox. De meeste ondernemers krijgen tientallen mailtjes per dag binnen, variërend van offertes tot correspondentie met klanten en het ontvangen vannieuwsbrieven. Het is behoorlijk onoverzichtelijk als je tussen al deze mails ook nog allerlei privémail krijgt, laat staan de vele mails van de aanbiedingen van supermarkten, vakantieparken, reisbureaus of webshops. De kans is behoorlijk groot dat je per ongeluk een zakelijke mail in dit woud van mailtjes mist of zelfs per ongeluk verwijdert. Maak daarnaast in je zakelijke mailbox ook nog specifieke mappen aan om structuur aan te brengen. Je kunt de mails bijvoorbeeld sorteren op klant of opdrachtgever, een periode (maand of kwartaal) of op onderwerp (offertes, nieuwsbrieven). Zo kun je de (belangrijke) berichten archiveren en weet je altijd waar je alles kunt terugvinden. Tip: als je veel nieuwsbrieven ontvangt, kun je deze ook laten binnenkomen op een apart zakelijk e-mailadres. 3. Eenvoudig aan te maken Ieder bedrijf dat een eigen zakelijke website heeft, krijgt van de hostingprovider hier een x-aantal zakelijke e-mailadressen aan gekoppeld. Als je dus de website tekstfabriek.nl registreert, krijg je een aantal e-mailadressen die eindigen op @tekstfabriek.nl. Dit is herkenbaar voor klanten, het komt professioneel over en je behoudt altijd dit e-mailadres, je hoeft het dus nooit meer te wijzigen. Als je (nog) geen eigen website hebt, moet je zelf een zakelijk e-mailadres aanvragen en aanmaken. Dit kan bij externe hostingbedrijven, waar je voor een paar euro per maand een domein registreert, een mailpakket koopt en serverruimte huurt. Een voorbeeld waar je dit kunt doen is Strato. Hierna kun je de mail gebruiken zoals je bij andere mailprogramma’s gewend bent. In eerste instantie werk je met deze zakelijke e-mail in de online omgeving van de hostingprovider. Dat wil zeggen dat de mails binnenkomen op de server van de provider en je de mail via de webmail kunt lezen. Je kunt er daarnaast voor kiezen om je mail automatisch door te laten sturen (forwarden) naar een ander mailadres, bijvoorbeeld Hotmail of Gmail. Het nadeel van deze twee voorbeelden is dat alle mails op de server van de provider worden bewaard. Ruimte die je beter kunt gebruiken voor je website. 4. Zakelijke mail koppelen Een oplossing om de zakelijke e-mails geen ruimte op de server in te laten nemen is door je zakelijke mail te koppelen aan een ander e-mailprogramma, zoals Hotmail of Gmail. De meeste mensen hebben al zo’n privé e-mailadres en daar kun je tegenwoordig heel eenvoudig een zakelijk adres aan koppelen. In je settings vind je bij Gmail 'accounts en import' en bij Hotmail ‘verbonden accounts’, waar je de mailboxen kunt verbinden. Als je op deze manier je mailboxen hebt gekoppeld in bijvoorbeeld Gmail, moet je wel opletten dat je met het goede mailadres je zakelijke mails verstuurt. Bij de settings moet je bij e-mails verzenden het zakelijke adres toevoegen. Als je vervolgens een mail stuurt, staat er in het 'van'-veld standaard één account gekoppeld. Met het pijltje erachter kun je de andere mailadres(sen) selecteren om van daaruit mail te verzenden. Met Gmail kun je overigens ook een zakelijke handtekening toevoegen aan je mail, ga hiervoor naar de tab 'algemeen' bij de instellingen.