Tijdelijk personeel aannemen: zo zit dat
Veel starters werken in eerste instantie in hun eentje aan hun bedrijf, maar het komt voor dat zij op bepaalde gebieden al direct ondersteuning nodig hebben. In dit dat geval kun je een tijdelijke kracht inhuren. Zo zit dit.
1. Naar wat voor soort personeel ben je op zoek? De eerste stap is om je goed af te vragen waarvoor je precies een of meerdere tijdelijke krachten zoekt. Zoek je ondersteuning om een winkelpand in te richten, een chauffeur om bepaalde materialen te vervoeren of een zelfstandige professional die je assisteert bij het op orde brengen van jouw bedrijfsadministratie? Aan de hand van specifieke wensen kun je op zoek gaan naar geschikte arbeidskrachten. Dit kan op verschillende manieren. Je kunt (tijdelijk) personeel werven door een advertentie te plaatsen in kranten of op internet, maar je kunt ook zelf actief werven via social media. Dan zul je wel zelf alle aanmeldingen moeten screenen. Als je daar te weinig tijd voor hebt, kun je er ook voor kiezen om een uitzend- of detacheringsbureau in te schakelen. Dit is niet kosteloos, maar heeft als voordeel dat je alleen de kandidaten die worden voorgesteld door het bureau hoeft te beoordelen. Hierdoor is dit proces aanzienlijk minder tijdrovend. Het is raadzaam om naar een bureau te gaan dat officieel gecertificeerd is door de Stichting Normering Arbeid (SNA), omdat je op die manier minder risico loopt op claims van de Belastingdienst wanneer de intermediair zijn verplichtingen niet kan of wil nakomen. 2. Maak goede afspraken met elkaar Ook bij inhuurkrachten is het een taak van de ondernemer om te bepalen hoe hoog het salaris wordt en van welke arbeidsvoorwaarden de kracht gebruik mag maken. Uiteraard zijn de afspraken in het geval van tijdelijk personeel minder omvangrijk dan wanneer je iemand voor een langere periode aanneemt. Zo zijn de arbeidsvoorwaarden minder uitgebreid en is het ook niet verplicht om flexibel personeel in te schalen in een salarisschaal, maar is het gangbaar om de kracht ten minste het minimumloon te geven. Daarentegen moet je - indien je gebruik maakt van een uitzend- of detacheringsbureau - wel rekening houden met een financiële bijdrage aan het bureau. Daardoor willen de kosten nog wel eens hoger uitvallen dan wanneer je zelf iemand inhuurt. Aan de andere kant heb je geen zorgen over het opstellen van een contract. Als je een inhuurcontract afsluit met een bureau, regelen zij de arbeidsovereenkomst van de tijdelijke kracht. Deze werknemer is immers niet bij jouw bedrijf in dienst. Huur je een freelancer in, dan is het gebruikelijk om in goed overleg een all-in uurtarief af te spreken. 3. Werkvergunning of VAR opvragen Als je bijvoorbeeld besluit een freelance copywriter in te huren voor het schrijven van teksten voor jouw nieuwe zakelijke website, is het raadzaam naar een VAR-wuo te vragen. Hiermee voorkom je als opdrachtgever dat er achteraf voor de Belastingdienst onduidelijkheid kan bestaan over jouw arbeidsrelatie met de opdrachtnemer. Let op: De VAR-verklaring voor ZZP’ers verdwijnt per 1 april 2016 en wordt vervangen door een nieuw systeem van modelovereenkomsten. Bedrijven in bepaalde sectoren, waaronder de transportbranche en agrarische sector, zijn de laatste jaren steeds vaker gebruik gaan maken van buitenlands personeel en zetten deze mensen in als tijdelijke arbeidskrachten. Een flexibele buitenlandse kracht heeft zo zijn voordelen, maar hierop zijn wel bepaalde regels van kracht. Het is verplicht om eerst binnen Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland te werven. Als je mensen uit andere landen in dienst wilt nemen, moet je dus eerst aantonen dat je in bovenstaande regio's geen geschikte krachten kunt vinden. Verder is het verplicht om voor iedere buitenlandse kracht van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en Kroatië eerst een werkvergunning aan te vragen. Het regelen van de vereiste tewerkstellingsvergunning is niet iets om te vergeten, want als je een vreemdeling laat werken zónder deze vergunning, riskeert je een forse boete. Ook wanneer je iemand inhuurt via een uitzendbureau, moet je erop letten dat voor arbeidskrachten van buiten de EER (of uit Kroatië) een geldige tewerkstellingsvergunning is verstrekt. De intermediair moet deze tewerkstellingsvergunningen aanvragen. 4. Bewaar kopieën identiteitsbewijs goed Het is ook bij tijdelijke krachten van groot belang dat je een kopie van de identiteitsbewijzen goed bewaart in de administratie. Net als bij vaste werknemers geldt ook voor flexibel personeel een bewaarplicht van zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht hoef je dit in veel gevallen niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau. Zij sturen een kopie van het identiteitsbewijs van de tijdelijke werknemer; het is overigens wel aan te bevelen dat je zelf ook controleert of deze documenten in orde zijn. De kans is klein dat je een verlopen identiteitsbewijs in handen krijgt, maar in dit geval is het beter om het zekere voor het onzekere te nemen. 5. Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen Ook al gaat het om het inhuren van tijdelijk personeel, de Belastingdienst kan je alsnog aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die jouw intermediair moet betalen. Hoewel het de taak van het tussenbureau is om de vereiste loonheffing en premies af te dragen, kan het gebeuren dat dit bureau failliet gaat. In dat geval klopt de fiscus bij jou aan om deze heffingen alsnog te innen. Het feit dat je die premies al eerder betaald hebt aan het tussenbureau, maakt daarvoor helaas niets uit. Gelukkig is er een manier om deze vervelende situatie te voorkomen door in overleg met de intermediair een zogenaamde G-rekening af te sluiten, waarnaar je de loonheffingen rechtstreeks overmaakt. 6. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden Werknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Dit recht is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en geldt ook voor flexibele arbeidskrachten uit binnen- en buitenland. Zo ben je verplicht de tijdelijke werknemer een goede werkplek te bieden en voldoende pauzes geven. Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zo gelden voor medewerkers die vaak nachtdiensten draaien bijvoorbeeld aangepaste werktijden.